Wie unsere neue Hortkarte funktioniert
How our new childcare card works
Wie Sie wissen haben wir unsere Hortkarten auf einen neuen Stand gebracht. Damit Sie wissen, wie diese zu nutzen ist haben wir Ihnen hier eine Anleitung zur Verfügung gestellt.
As you know, we have updated our childcare cards to a new version. To help you understand how to use them, we have provided a guide here.
Wie die neue Hortkarte funktioniert am Beispiel Penelope Panda
How the new after-school card (Hortkarte) works, using the example of "Penelope Panda"
Penelope Panda ist ein Kind im Hort der 85. Grundschule und hat ihre neue Hortkarte erhalten. Zunächst füllen ihre Eltern das bunte Deckblatt aus, das wichtige Informationen über Penelope enthält. Hier werden ihr Name, ihre Klasse und ein Foto (optional) von ihr eingetragen, sowie Angaben zu gesundheitlichen Besonderheiten – zum Beispiel, dass Penelope allergisch auf Erdnüsse reagiert. Ebenso wird vermerkt, ob sie im Hort fotografiert werden darf.
Auf der Rückseite tragen ihre Eltern ihre Telefonnummern ein, damit der Hort sie im Falle eines Falles, etwa, wenn Penelope krank ist, schnell erreichen kann. Sollte niemand zu erreichen sein, haben die Eltern die Möglichkeit, Notfallkontakte anzugeben – in diesem Fall ist Penelopes Oma, Petra Panda, als Ansprechpartnerin eingetragen. Zudem können die Eltern angeben, wer Penelope vom Hort abholen darf. Ihr großer Bruder, Peter Panda, ist hier vermerkt. Die Unterschriften der Eltern bestätigt diese Vollmacht.
Zu guter Letzt kreuzen die Eltern noch an, ob Penelope bei einem Unterrichtsausfall bis zum regulären Schulschluss warten soll oder ob sie den Hort bereits früher verlassen darf (Dies gilt natürlich nur für Kinder, welche selbstständig nach Hause gehen dürfen).
Penelope Panda is a child at the after-school program (Hort) of the 85th Primary School (Grundschule) and has received her new after-school card. First, her parents fill out the colorful cover page, which contains important information about Penelope. Here, her name, grade, and a photo of her (optional) are recorded, as well as details about any health conditions – for example, that Penelope is allergic to peanuts. It is also noted whether she may be photographed in the after-school program (Hort).
On the back, her parents enter their phone numbers so the after-school program can quickly reach them in case of an emergency, such as if Penelope becomes sick. If no one can be reached, the parents have the option to provide emergency contacts – in this case, Penelope’s grandmother, Petra Panda, is listed as a contact person. Additionally, the parents can specify who is allowed to pick Penelope up from the after-school program. Her older brother, Peter Panda, is listed here. The parents' signatures confirm this authorization.
Finally, the parents mark whether Penelope should wait until the regular school day ends in the event of a class cancellation, or if she may leave the after-school program earlier (this applies only to children who are allowed to go home on their own).
Dies ist die Wochenübersicht der neuen Hortkarte, mit welcher Penelopes Eltern am meisten arbeiten werden. Im Folgenden erklären wir den Aufbau der Übersicht.
Die obere Tabelle zeigt die Wochentage sowie eine Übersicht der regelmäßigen Heimgehzeiten.
Die weißen Felder in den Tabellen sind für die Eintragung der Heimgehzeiten vorgesehen.
Die grünen Felder dienen der Unterschrift der Eltern. Ohne diese Unterschrift muss der Hort sich vergewissern, ob die angegebenen Zeiten korrekt sind.
Die gelben Spalten sind für die Ferienzeiten vorgesehen. Hier können die Eltern nicht nur angeben, wann Penelope in den Hort kommt, sondern auch, wann sie ihn verlässt.
Rote und durchgestrichene Felder kennzeichnen Feiertage und Schließtage.
Zunächst können sie in dieser oberen Tabelle angeben, wie Penelope an einem normalen Horttag nach Hause gehen soll (ständige Heimgehzeiten an Schultagen) Hinweis: Diese Zeiten gelten nicht in den Ferien.
Auch hier nutzen ihre Eltern die Abkürzungen.
This is the weekly overview of the new after-school card (Hortkarte), which Penelope’s parents will work with the most. Below, we explain the structure of the overview.
The top table shows the weekdays as well as an overview of the regular time to go home-times.
The white fields in the table are for entering the pick-up times.
The green fields are for the parents’ signatures. Without this signature, the after-school program must confirm that the listed times are correct.
The yellow columns are for the holiday periods. Here, parents can indicate not only when Penelope arrives at the after-school program, but also when she leaves.
Red and crossed-out fields indicate public holidays and closure days.
First, they can indicate in this top table how Penelope should go home on a regular after-school day (regular pick-up/go home alone times on school days). Note: These times do not apply during the holidays.
Here too, her parents use the abbreviations.
Der Hauptteil der Tabelle ist in weiße Felder (für Schultage) und gelbe Felder (für Ferientage) unterteilt. An den Schultagen tragen Penelopes Eltern ein, ob sie abgeholt wird (AB – hier muss keine Zeit eingetragen werden) oder ob sie alleine nach Hause geht (A – einschließlich der Heimgehzeit).
NU = Kind geht nach Unterrichtsschluss.
Einige Wochen vor Beginn der Ferien finden die Eltern einen Hinweis, dass die Ferienzeiten eingetragen werden sollen. Dies hilft den pädagogischen Fachkräften dabei, die Anzahl der angemeldeten Kinder gezielt zu berücksichtigen und personelle Ressourcen entsprechend zu planen.
Sollte Penelope in den Ferein nicht in den Hort kommen streichen ihre Eltern die entsprechenden Tage durch.
In den gelben Feldern für die Ferientage tragen Penelopes Eltern ein, wann sie in den Hort kommt und wann sie wieder geht. Es ist wichtig, dass die Eltern angeben, ob Penelope alleine kommt (ka), da die pädagogischen Fachkräfte im Falle einer Verspätung schnell die Eltern kontaktieren müssen, um einen möglichen Wegeunfall auszuschließen. Fehlt der Vermerk „ka“, gehen die Fachkräfte davon aus, dass Penelope gebracht wird.
Hinweis: Die festen Heimgehzeiten gelten nicht für die Ferien! Daher muss die Heimgehzeit für jeden Ferientag einzeln angegeben werden.
Jeder Eintrag in der Tabelle muss von den Eltern mit einer Unterschrift bestätigt werden. Andernfalls werden die pädagogischen Fachkräfte nachfragen.
Bitte beachten Sie, dass die Unterschrift für jeden Tag einzeln erforderlich ist. Eine ganze Woche auszufüllen und nur am Ende zu unterschreiben ist nicht ausreichend.
The main part of the table is divided into white fields (for school days) and yellow fields (for vacation days). On school days, Penelope’s parents indicate whether she will be picked up (AB – no time needs to be entered here) or if she will go home alone (A – including the time to go home).
NU = Child leaves after the lesson ends
A few weeks before the vacation begins, parents will find a note reminding them to enter the vacation times. This helps the educational staff to account for the number of registered children and plan personnel resources accordingly.
If Penelope does not attend the after-school care during the holidays, her parents will cross off the corresponding days.
In the yellow fields for vacation days, Penelope’s parents enter when she will arrive at the after-school program and when she will leave. It is important that the parents indicate whether Penelope will arrive alone (ka), as the staff must quickly contact the parents in case of a delay to rule out any potential accidents on the way. If the note "ka" is missing, the staff will assume that Penelope will be brought to the program.
Note: The regular time to go home do not apply during vacation! Therefore, the time to go home must be indicated separately for each vacation day.
Each entry in the table must be confirmed with a signature from the parents. Otherwise, the educational staff will follow up with the parents.
Please note that a signature is required for each individual day. Filling out the entire week and signing only at the end is not sufficient.
Das Deckblatt/ The cover page
Dies ist das Deckblatt, in welchem Name und Klasse eingetragen wurde sowie Allergien und Foto-, Essens- und Wasserspielerlaubnis vermerkt sind.
This is the cover page, where the name and class are recorded, as well as allergies and photo, food, and water play permissions.
Die Rückseite des Deckblattes/ the back oft he front page
Auf der Rückseite wurden die Telefonnummern der Eltern vermerkt, die Oma Petra Panda als Notfallkontakt und der Bruder Peter Panda sowie die Oma Petra Panda als Abholberechtigte Personen eingetragen.
Außerdem wurde angekreuzt, dass Penelope bei Unterrichtsausfall nach der regulären Endzeit geht (sofern sie NU= Nach Unterrichtsschluss geht).
On the back, the parents' phone numbers are noted, along with Grandma Petra Panda as the emergency contact and her brother Peter Panda, as well as Grandma Petra Panda, listed as authorized persons for pickup.
It was also checked that Penelope will leave after the regular end time in case of class cancellation (if she is marked as NU = leaves after the lesson ends).
Der Tabellenkopf (ständige Heimgehzeiten) / the table header (regular departure times)
Dies ist der Tabellenkopf, dieser ist für die ständigen Heimgehzeiten vorgesehen. In diesem Beispiel geht Penelope Montags 16 Uhr alleine (A 16); Dienstag kann sie zwischen 15 und 16 Uhr wählen wann sie gehen möchte (W 15-16); Mittwoch geht sie nach Unterrichtsschluss (NU). Donnerstag und Freitag wird Penelope normalerweise abgeholt (Feld bleibt frei).
This is the table header, which is intended for the regular departure times. In this example, Penelope leaves on Mondays at 4:00 PM alone (A 16); on Tuesdays, she can choose between 3:00 and 4:00 PM when she wants to leave (W 15-16); on Wednesdays, she leaves after the lesson ends (NU). On Thursdays and Fridays, Penelope is usually picked up (the field remains empty).
Eine normale Woche / a normal week
In der ersten Woche vom 03.03.-07.03.2025 gab es bei Penelope ein paar Änderungen. Das Montagsfeld ist leer geblieben, also geht sie nach der “ständigen Heimgehzeit” A 16 (Uhr). Dienstag soll Penelope 13:30 alleine gehen, anstatt zwischen 15 und 16 Uhr zu wählen (A 13:30). Mittwoch geht sie anstatt nach Unterrichtsschluss 14 Uhr alleine (A 14). Donnerstag wird sie nicht abgeholt sondern darf selbst entscheiden, wann sie gehen will (W). Am Freitag wird Penelope abgeholt.
In the first week, from March 3rd to March 7th, 2025, there were a few changes for Penelope. The Monday field was left empty, so she will leave according to her regular departure time of 4:00 PM (A 16). On Tuesday, Penelope is supposed to leave alone at 1:30 PM, instead of choosing between 3:00 and 4:00 PM (A 13:30). On Wednesday, she will leave alone at 2:00 PM instead of after the lesson ends (A 14). On Thursday, she will not be picked up but can decide when she wants to leave (W). On Friday, Penelope will be picked up.
Die Ferien/ the holidays
Für die Ferien wurden für Penelope folgende Zeiten eingetragen: Dienstag kommt sie allein 8 Uhr und darf wählen, wann sie gehen möchte (KA 8; W). Mittwoch kommt sie alleine 9 Uhr und wird 15 Uhr abgeholt KA 9; 15). Donnerstag wird sie 9 Uhr gebracht und 13:30 Uhr geht sie alleine(9; A 13:30). Freitag kommt sie nicht (durchgestrichen).
For the holidays, the following times have been noted for Penelope: On Tuesday, she arrives alone at 8:00 AM and may choose when she wants to leave (KA 8; W). On Wednesday, she arrives alone at 9:00 AM and will be picked up at 3:00 PM (KA 9; 15). On Thursday, she is brought at 9:00 AM and will leave alone at 1:30 PM (9; A 13:30). On Friday, she will not come (crossed out).
Nachdem Penelopes Eltern die aktuelle Woche ausgefüllt haben kopieren/fotografieren sie diese, damit sie, im Falle eines Verlusts der Hortkarte, nachempfinden können, wie sie sie angemeldet haben.
After Penelope's parents have filled out the current week, they copy or photograph it so that, in case the after-school care card (Hortkarte) is lost, they can retrace how they registered her.
Wie sich die Kinder im Hort anmelden
How do the children register for the after-school care?
Sobald die Kinder nach Hause gehen melden sie sich wie gewohnt in der An- und Abmeldung ab. Sie bekommen ihre Hortkarte von der Pädagogischen Fachkraft.
Hinweis: Bitte bachten Sie, dass wir die Hortkarten bereits tagsüber bearbeiten/ bei uns haben. In der Schulzeit abgeholte Kinder müssen sich im Hort die Hortkarte abholen.
Wenn die Kinder in das Schulhaus kommen stehen im Foyer die Klassenkisten bereit. Jedes Kind wirft seine Hortkarte in die Kiste von
ihrer/seiner Klasse.
Später werden die pädagogischen Fachkräfte die Karten einzeln überprüfen, die Kinder in die Listen eintragen und mit dem Sekretariat der Schule Rücksprache halten, welche Kinder abgemeldet sind.
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